Dispositions générales

La Fondation Hôtel-Dieu de Lévis s’engage à développer et à maintenir une réputation exemplaire en matière d’éthique et de déontologie à tous les échelons de sa structure.

Fondamentalement, la relation entre chaque membre du Conseil d’administration (le « conseil »), la direction et le personnel, et l’organisme doit être basée sur la confiance, l’honnêteté et l’intégrité. Une conduite éthique dans le cadre de cette relation impose un nombre d’obligations, notamment : 

  • Les membres du conseil doivent faire tous les efforts possibles pour se conformer aux dispositions légales et réglementaires dans le cadre de toute décision prise par le conseil. En cas de doute, les membres  du conseil doivent demander des clarifications à qui de droit.
  • Aucun membre du conseil ne doit commettre ou ignorer un acte illégal ou en apparence illégal ou qui n’est pas éthique ni encourager ou mandater quiconque de commettre ou d’ignorer un acte illégal ou en apparence illégal ou qui n’est pas éthique.
  • Les membres du conseil doivent se familiariser avec le cadre juridique dans lequel fonctionne l’organisme. Ils doivent être en mesure de reconnaître les responsabilités qui leur incombent et savoir quand avoir recours à des avis juridiques ou demander des clarifications à qui de droit.

L’organisme se doit de mériter et de conserver la confiance du public. Par conséquent, les membres du conseil ne doivent pas seulement respecter la loi, mais doivent aussi éviter toute situation qui pourrait être perçue comme inappropriée ou dénoter une attitude de laisser-aller en matière de conformité.

Conflits d’intérêt

  • Un membre du conseil ne doit pas utiliser son poste au sein de l’organisme pour poursuivre ou faire avancer ses intérêts personnels ou ceux des membres de sa famille[1], de ses associés en affaires, d’une corporation, d’un syndicat ou d’un partenariat, ou les intérêts d’une personne envers laquelle le membre du conseil a des obligations.
  • Un membre du conseil ne doit pas bénéficier directement ou indirectement d’une transaction faite avec l’organisme et pour laquelle il peut influencer la prise de décision.
  • Un membre du conseil ne peut pas tirer personnellement avantage d’une occasion qui s’offre à l’organisme à moins que l’organisme ait clairement et irrévocablement décidé de ne pas saisir cette occasion, et que cette occasion soit également offerte aux autres membres du conseil et au public.
  • Un membre du conseil ne doit pas utiliser sa position au sein de l’organisme pour solliciter des clients dans le cadre de ses affaires ou des affaires dirigées par un membre de sa famille, un associé d’affaires, une société dans laquelle il a un intérêt, un syndicat ou une personne envers qui le membre du conseil a une obligation.
  • Un membre du conseil doit éviter toute situation dans laquelle il y a ou il pourrait y avoir un risque de conflit[2];[3] qui pourrait influencer le jugement du membre du conseil dans la prise d’une décision visant le meilleur intérêt de l’organisme.
  • En vue d’éviter toute perception de conflit d’intérêt et malgré que ce soit légal, un membre du conseil ou le personnel  de la Fondation ne devrait en aucun cas acheter en son nom personnel des billets des différentes loteries mises en place par la Fondation Hôtel-Dieu de Lévis. Cependant, les bénévoles des différents comités peuvent acheter des billets à leur nom. Par contre les membres du conseil peuvent gagner des prix de participations lors de nos activités de financement.
  • Plusieurs autres situations pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts, notamment, le fait d’accepter des faveurs ou des ristournes de fournisseurs, d’entretenir des relations privilégiées avec des fournisseurs externes ou leur famille, de fournir de l’information confidentielle aux compétiteurs et d’utiliser de l’information privilégiée de façon inappropriée. Il incombe au membre du conseil d’éviter ces situations afin de se soustraire à toute possibilité de conflit d’intérêts.

Divulgation

La Fondation requiert la divulgation complète de toute circonstance qui pourrait de quelque façon être interprétée comme un conflit d’intérêts. À cet égard : 

  • Un membre du conseil doit, immédiatement après avoir pris conscience d’une situation potentielle de conflit d’intérêts, divulguer ce conflit par écrit au président du conseil. Cette obligation existe même si le membre du conseil ne devient conscient du conflit d’intérêts qu’une fois la transaction complétée.
  • En cas de doute à savoir si une situation implique un conflit d’intérêts, le membre du conseil doit immédiatement demander l’avis du président du conseil.
  • À moins d’avoir obtenu des directives contraires de la part du président du conseil, un membre du conseil doit immédiatement prendre les actions nécessaires pour résoudre le conflit d’intérêts ou dissiper les soupçons existants.
  • Un membre du conseil qui a des raisons de croire qu’un autre membre du conseil est dans une situation de conflit d’intérêts doit immédiatement  en faire part au membre en question en lui  demandant de divulguer ce conflit d’intérêts potentiel ou encore en faire part au président du conseil. Si ces préoccupations visent le président du conseil, celles-ci doivent être apportées à l’attention du comité de gouvernance.
  • Un membre du conseil doit divulguer la nature et la portée de tout conflit d’intérêts à la première réunion du conseil suivant les événements qui ont mené à la constatation de ce conflit d’intérêts et qui ont été apporté à l’attention du membre du conseil concerné. Après avoir divulgué un conflit d’intérêts, le membre du conseil:
     
  1. ne doit pas prendre part aux discussions ou au vote portant sur le sujet en question, mais le membre du conseil peut faire partie du quorum de la réunion du conseil;
  2. ne doit pas prendre part à cette partie de la réunion pendant laquelle le sujet donnant lieu à un conflit d’intérêts est discuté, et doit quitter la salle avant tout vote portant sur ce sujet;
  3. doit quitter immédiatement la réunion et ne pas y retourner tant et aussi longtemps que toute discussion et tout vote relatifs au sujet donnant lieu au conflit d’intérêts ne soient complétés;
  4. ne doit d’aucune façon et en aucun temps, tenter d’influencer les discussions ou le vote du conseil sur des questions relatives au sujet donnant lieu au conflit d’intérêts.

Informations confidentielles

  • Les informations confidentielles comprennent les informations au sujet de marques déposées, les informations commerciales, financières, juridiques ou concernant un membre du conseil que l’organisme traite comme étant confidentielles. Également, patient, client, médecin, employé, bénévole ou toute autre personne faisant affaire avec l’organisme a droit au respect de sa vie privée. Par conséquent, les renseignements personnels, y compris ceux sur la santé ou toute autre information obtenue qui permettrait d’identifier ces personnes doivent être traités de façon confidentielle.
  • Un membre du conseil doit s’abstenir de divulguer toute information confidentielle à qui que ce soit à moins d’y être autorisé.
  • De façon similaire, les membres du conseil ne doivent jamais divulguer ou utiliser des informations confidentielles obtenues en vertu de leur association avec l’organisme pour des gains personnels, ou pour bénéficier à des amis, des membres de la famille ou des associés.

Il incombe aux membres du conseil de demander conseil auprès du président du conseil ou du président directeur général au sujet de ce qui est considéré confidentiel.

Emploi ou association externes

Un membre du conseil qui accepte un poste au sein de toute entreprise ou organisme qui pourrait mener à un conflit d’intérêts ou à une situation qui pourrait porter préjudice aux intérêts de l’organisme doit en faire rapport au président du conseil qui déterminera si le membre du conseil doit démissionner du conseil.

Divertissements, cadeaux et faveurs

  • Les membres du conseil et leur famille immédiate ne doivent pas accepter de divertissements, de cadeaux ou de faveurs qui pourraient créer une perception de favoritisme pour faire des affaires avec l’organisme. Le président du conseil ou le président-directeur général doit demander à toute firme offrant de telles récompenses de cesser cette pratique et l’avertir qu’une relation d’affaires soutenue sera conditionnelle au respect de ce code.
  • De façon similaire, aucun membre du conseil ne doit offrir ou solliciter des cadeaux ou des faveurs dans le but d’obtenir un traitement préférentiel pour lui-même ou pour l’organisme.
  • Il est strictement interdit aux membres du conseil de recevoir de l’argent, un prêt préférentiel, des valeurs mobilières ou des primes secrètes en échange de traitement préférentiel. Tout membre du conseil ayant reçu un tel bénéfice ou ayant été témoin d’une telle offre doit immédiatement rapporter l’incident au président du conseil.
     

Utilisation des biens et propriétés de l’organisme

  • Un membre du conseil doit obtenir au préalable l’approbation du président-directeur général pour utiliser les biens ou les propriétés de la Fondation Hôtel-Dieu de Lévis pour son usage personnel.
  • Un membre du conseil ne peut acheter un bien ou une propriété de l’organisme sauf dans le cadre d’une offre de vente au public.
  • Les membres du conseil peuvent se voir confier le soin, la gestion et l’utilisation efficiente des biens et propriétés de la Fondation, mais ne doivent pas en faire usage de façon significative de ces ressources pour leur propre bénéfice ou leur usage personnel.
  • Les membres du conseil doivent s’assurer que les biens et les propriétés de l’organisme qui leur sont assignés sont maintenus en bonne condition et sont imputables à cet égard pour de tels biens ou propriétés.
  • Les membres du conseil ne peuvent disposer des biens et des propriétés de l’organisme qu’en accord avec les lignes directrices et politiques établies.
     

Responsabilités

  • Chaque membre du conseil doit adhérer aux normes décrites dans ce code de déontologie et dans les politiques, lignes directrices, lois ou règlements qui s’appliquent à l’organisme.
  • L’intégrité, l’honnêteté et la confiance sont des éléments essentiels au bon fonctionnement de l’organisme. Tout membre du conseil qui est au courant ou qui a raison de croire qu’il y a eu un bris à ce code de déontologie et à ces lignes directrices en matière de conflit d’intérêts doit en faire rapport au président du conseil.
  • Chaque membre du conseil doit prendre connaissance et signer le présent code de déontologie annuellement.

Manquement au code d’éthique et de déontologie

Un membre du conseil qui enfreint ce code d’éthique et de déontologie est susceptible d’être réprimandé par le conseil qui, selon la gravité du manquement, peut recommander au président du conseil et au comité de gouvernance sa destitution du conseil.

Où demander des éclaircissements ?

Le président du conseil ou, si celui-ci est incapable d’agir, le comité de gouvernance offrira des conseils concernant toutes dispositions à ce code de déontologie et à ces lignes directrices en matière de conflit d’intérêts. Le président du conseil ou, le cas échéant, le comité de gouvernance pourra, à son entière discrétion ou à la demande d’un membre du conseil, demander l’avis d’un conseiller externe.

JE RECONNAIS avoir lu et comprendre le Code d’éthique et de déontologie à l’intention des membres du Conseil d’administration de la Fondation Hôtel-Dieu de Lévis et j’accepte de m’y conformer en tout temps.

Ce code a été adopté le 19 décembre 2013 par le conseil d’administration de la FHDL et signé par tous les administrateurs.

[1] Membres de sa famille signifie un époux, une épouse, un parent ou un enfant du membre du Conseil d’administration qui réside avec ce membre.
[2] Conflit signifie un conflit d’intérêt ou un conflit apparent d’intérêt
[3] Conflit apparent d’intérêt signifie toute situation où il appert à une personne raisonnable que le membre du Conseil d’administration est en situation de conflit d’intérêt.